Politique de dénonciation d’abus

1. Introduction

Chez Daikin, nous sommes engagés à mener nos activités de façon transparente. Nous visons une conformité totale avec la législation partout où nous sommes présents. Dans tout le groupe Daikin Europe1, les employés sont tenus de respecter notre Code d’éthique d’entreprise, qui encourage une bonne conduite et vise à assurer l’absence d’activités illégales sur le lieu de travail. Les principes de notre Éthique d’entreprise sont les mêmes pour chaque pays et secteur dans lesquels nous exerçons nos activités. Vous pouvez trouver notre Éthique d’entreprise sur notre site Internet www.daikin.eu.

Nous encourageons chacun à faire part de toute question ou préoccupation, et à signaler tout(e suspicion de) comportement illégal ou non éthique dans nos pratiques commerciales. Le groupe Daikin Europe garantit la pleine confidentialité des rapports soumis.

Dans la présente politique, nous expliquons comment vous pouvez soumettre un rapport et comment nous réalisons nos enquêtes suite à la soumission d’un rapport. Nous expliquons aussi la protection offerte à toute personne soumettant un rapport.

2. Qui peut soumettre un rapport ?

Tout le monde peut signaler une mauvaise conduite soupçonnée ou constatée dans le groupe Daikin Europe : collaborateurs aussi bien que parties prenantes externes telles qu’entrepreneurs, experts-conseils, fournisseurs de service, agents, clients, etc.

3. Où puis-je soumettre un rapport ?

Il est possible de soumettre un rapport de différentes façons. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux.

• Vous pouvez soumettre un rapport à votre contact chez Daikin.

• Vous pouvez soumettre un rapport via la ligne téléphonique de dénonciation des abus, disponible 24/7. La ligne téléphonique de dénonciation des abus accepte les rapports via formulaire en ligne ou via téléphone, à chaque fois dans la langue de votre choix. Vous pouvez accéder à la ligne téléphonique de dénonciation des abus via le lien suivant : https://daikineurope.ethicspoint.com
  Pour soumettre un rapport, accédez au lien et rendez-vous à la section « To Make a Report (Faire un rapport) ».
  Sélectionnez votre pays et indiquez votre méthode préférée pour le rapport : formulaire en ligne ou téléphone. Lors de l’utilisation de la méthode téléphonique, le numéro de téléphone spécifique à votre pays s’affiche.
  Dans tous les cas, vous recevrez un identifiant utilisateur et un mot de passe. Les questions et la communication seront partagées avec vous via la plateforme. Vous pouvez à tout moment retourner sur la plateforme et ajouter des documents ou poser des questions supplémentaires.
• Dans certains pays, nous avons un canal spécifique pour la soumission de rapports sur le site Web de l’entité locale2.

4. Puis-je soumettre un rapport de façon anonyme ?

Cette option est disponible, bien que dans certains pays, ceci puisse être légalement possible3. Vous pouvez signaler des incidents de façon anonyme, mais dans certains pays, il est possible que ceci ne soit pas autorisé. Nous vous demandons de fournir suffisamment de détails et d’informations factuelles de façon à nous permettre d’enquêter efficacement sur l’incident.

5. Quel type d’incident puis-je signaler ?

Vous pouvez nous faire part de toute préoccupation sur laquelle vous souhaitez attirer notre attention, mais la présente politique vise à la réception de rapports sur des violations présumées ou avérées de l’éthique d’entreprise du groupe Daikin Europe, ou de la législation. Ces violations peuvent, par exemple, être une atteinte aux Droits de l’Homme, une violation de la loi sur la concurrence, une infraction criminelle ou un acte portant atteinte à l’environnement.

6. Suis-je protégé lorsque je soumets un rapport sur un incident ?

Daikin s’engage à vous protéger contre toute défaveur, même si l’enquête conclut qu’il n’y a pas eu de violation. Nous ne tolérons aucune forme de représailles (licenciement, refus de promotion, suspension…) contre les personnes qui signalent des incidents de bonne foi, avec des motifs raisonnables de croire qu’il y a eu violation.

Toutefois, si vous signalez ou révélez publiquement de fausses informations en connaissance de cause, vous risquez une sanction. Vous vous exposez également à des demandes de dommages-intérêts pour fausse déclaration ou divulgation publique de fausses informations.

7. Comment la confidentialité est-elle assurée ?

Daikin traite de façon confidentielle tous les rapports, leur contenu, l’identité de la personne ayant soumis le rapport et de toute autre personne impliquée. Nous utilisons votre rapport pour réaliser une enquête et mettre en œuvre toute mesure en connexion avec le résultat.

Nous pouvons divulguer des informations sur des faits ou des préoccupations dans le cadre d’une action en justice ou d’une autre procédure initiée par une autorité. Nous pouvons également dévoiler des informations si nous décidons que la violation doit être signalée aux autorités et/ou que nous devons déposer une plainte officielle.

Nous pouvons également dévoiler le contenu du rapport à la direction et/ou à nos conseillers externes.

8. Que se passe-t-il après soumission de mon rapport ?

Nous prenons tous les rapports au sérieux, et les traitons avec toute l’attention requise.

Le Comité d’audit du groupe Daikin Europe ou, lorsque la loi l’exige, un représentant local est chargé d’enquêter sur les rapports reçus. Le Comité d’audit / représentant local procède comme suit après réception d’un rapport :

• Dans un délai de 7 jours, le Comité d’audit envoie un accusé de réception à la personne ayant soumis le rapport.
• Le Comité d’audit décide ensuite si le rapport est admissible ou non. Si le rapport n’est pas admissible (car il ne figure pas dans le champ d’application de la présente Politique), le Comité d’audit en informe son auteur.
• Si le rapport est admissible, le Comité d’audit fait une enquête.
  • Le Comité d’audit peut demander l’aide de tiers, tels que des filiales ou des services de l’entreprise.
  • Le Comité d’audit peut avoir des entrevues avec des collaborateurs et/ou des tiers susceptibles d’avoir des informations sur l’incident signalé.
  • Le Comité d’audit examine les documents relatifs à l’incident signalé.

• Une fois l’enquête terminée, le Comité d’audit prend une décision sur l’affaire.
  • Si l’affaire est confirmée, le Comité d’audit prend les mesures appropriées pour remédier aux problèmes identifiés.
  • Si l’incident identifié n'est pas confirmé, l'affaire est close.

• Le Comité d’audit informe la personne ayant soumis le rapport du résultat dans un délai de 3 mois.

Le Comité d’audit respecte pleinement les droits de défense de toute personne impliquée dans une enquête. Ces personnes reçoivent des informations sur les faits ou préoccupations et sont entendues.

Une violation de l’Éthique de l’entreprise peut donner lieu à une mesure disciplinaire ou à un licenciement. Si une violation est commise par un tiers, nous pouvons mettre fin à la relation contractuelle avec ce tiers ou son employeur.

9. Comment nous assurons la conformité avec les lois sur la protection des données.

Le traitement des rapports implique le traitement de données personnelles. En fonction de l’incident signalé, le groupe Daikin Europe peut collecter des données telles que des noms, des coordonnées, des titres de fonction, des journaux d'accès aux systèmes et des détails relatifs à l’incident.5

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée de l’enquête. Il est possible que nous les conservions par la suite pendant un certain temps, en fonction de notre évaluation des risques et des exigences légales, mais jamais plus longtemps que cela n’est autorisé par les lois applicables. Pour des types de données spécifiques (par ex. journaux d’accès), des périodes de conservation plus courtes peuvent être applicables. Nous pouvons conserver les données pendant des périodes plus longues sur la base d’un intérêt légitime, comme en vue d’un litige potentiel futur ou d’enquêtes réglementaires, mais nous le ferons en conformité avec les principes de minimisation des données et vos droits.

Notez que nous avons le droit d’effectuer les opérations suivantes :

• Accéder à vos données personnelles et recevoir une copie.
• Rectifier les données personnelles incorrectes ou incomplètes.
• Effacer vos données personnelles dans certaines circonstances.
• Limiter le traitement de vos données personnelles.
• Nous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base d’intérêts légitimes.
• Obtenir vos données personnelles à un format portable.
• Déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du pays dans lequel l’incident a fait l’objet d’un rapport.

Pour obtenir des informations détaillées et pour exercer vos droits, contactez les coordinateurs chargés de la protection des données à dpc@daikineurope.com.

Pour plus d’informations sur nos pratiques de protection des données, consultez notre Politique de protection des données4.

10. Procédure de dénonciation d’abus et protection en Union européenne

Au sein de l’Union européenne, les lois des États membres de l’UE et la directive correspondante de l’UE5 assurent la protection des personnes qui soumettent des rapports sur des violations (alléguées) de la loi (« dénonciation d’abus »).

Les conditions pour bénéficier d’une telle protection sont les suivantes. Familiarisez-vous avec les exigences spécifiques de la législation applicable :

• Vous devez avoir eu des motifs raisonnables de croire que les informations étaient vraies au moment du rapport et que de telles informations tombaient sous le coup de la loi ;
• Vous avez soumis un rapport interne ou externe, ou avez fait une divulgation publique conformément à la législation.

Rapport interne fait référence à l’utilisation des méthodes de soumission de rapport du groupe Daikin Europe. Vous êtes encouragé à utiliser ces méthodes en premier.

Rapport externe fait référence à la soumission d’un rapport aux autorités compétentes de l’État membre de l’UE. Ces autorités compétentes sont répertoriées dans l’annexe 1. Vous pouvez utiliser la méthode externe si vous avez soumis un rapport via la méthode interne du groupe Daikin Europe et que cette méthode interne n’a pas fonctionné correctement.

Divulgation publique fait référence à une signalisation directe au public via, par exemple, une plateforme en ligne, les médias sociaux ou les médias. En cas de divulgation publique, vous êtes susceptible de faire l’objet d’une protection si

• vous avez d’abord soumis des rapports interne et externe, mais que la violation n’a pas été traitée ou qu’aucune action appropriée n’a été mise en œuvre, ou
• vous avez des motifs raisonnables de croire qu’il existe un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt du public ou, en cas de rapport externe, qu’il existe un risque de représailles.
  

Toutes les questions relevant de l’Éthique de l’entreprise ne sont pas systématiquement des dénonciations d’abus. Nous y faisons référence en tant que « questions d’éthique ». La protection offerte par la loi pour une personne soulevant une question d’éthique n’est pas la même que pour une dénonciation d’abus. Le groupe Daikin Europe traite toutefois les questions d’éthique de la même façon : les directives et processus indiqués dans la présente Politique sont appliqués à tous les rapports que nous recevons, qu’il s’agisse d’une dénonciation d’abus ou d’une question d’éthique.

11. Questions

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter C. Vyncke, Directeur et responsable juridique, Daikin Europe N.V.

e-mail : vyncke.c@daikineurope.com

ANNEXE 1 : Autorités compétentes pertinentes pour la réception d’un rapport externe

1 Le groupe Daikin Europe est constitué de Daikin Europe N.V. et de Daikin Europe Coordination Center N.V., de leurs succursales et filiales, ainsi que des succursales et filiales respectives de ces succursales et filiales.

2 Voir les sites Web des entités basées en Italie.

3 Lorsque vous vous trouvez en République tchèque ou en Hongrie ou que vous soumettez un rapport en relation avec la République tchèque ou la Hongrie, demandez conseil avant de soumettre un rapport anonyme dans la mesure où les rapports anonymes peuvent ne pas faire l’objet d’une protection dans le cadre de la législation nationale.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Directive (UE) 2019/1937 du Conseil et du Parlement européen du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes soumettant des rapports sur des violations de la législation de l’Union