Politique relative à la dénonciation

1. Introduction

Chez Daikin, nous nous engageons à mener nos activités de manière transparente. Nous nous efforçons de respecter pleinement la législation partout où nous opérons. Dans l’ensemble du groupe Daikin Europe¹, les employés sont tenus de respecter le code d'Éthique d’entreprise du groupe, qui encourage une conduite appropriée et vise à garantir qu'aucune activité illégale n'a lieu sur le lieu de travail. Les principes de notre Éthique d'entreprise sont les mêmes pour chaque pays et chaque secteur d'activité dans lequel nous opérons. Vous trouverez notre Éthique d'entreprise sur notre site Internet, www.daikin.eu.

Nous encourageons tout le monde à poser des questions ou à faire part de ses préoccupations et à signaler tout comportement (présumé) contraire à l'éthique ou illégal dans le cadre de nos pratiques commerciales. Le groupe Daikin Europe garantit que les signalements soumis sont traités en toute confidentialité.

Dans cette politique, nous expliquons comment vous pouvez soumettre un signalement et comment nous menons nos enquêtes à la suite d'un signalement soumis. Nous expliquons également la protection offerte à toute personne qui soumet un signalement.

2. Qui peut soumettre un signalement ?

Tout le monde peut signaler une faute présumée ou observée au sein du groupe Daikin Europe : les employés, ainsi que les parties prenantes externes telles que les entrepreneurs, les consultants, les prestataires de services, les agents, les clients, etc.

3. Où puis-je soumettre un signalement ?

Il existe plusieurs façons de soumettre un signalement. Vous pouvez choisir le canal avec lequel vous vous sentez le plus à l'aise.

• Vous pouvez signaler à la personne de contact chez Daikin.
• Vous pouvez soumettre un signalement par l'intermédiaire du service d’assistance téléphonique de dénonciation, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le service d'assistance téléphonique accepte les signalements par le biais d'un formulaire en ligne ou par téléphone, dans la langue de votre choix. Vous pouvez accéder au service d'assistance téléphonique en cliquant sur ce lien : http://daikineurope.ethicspoint.com.

Pour procéder à un signalement, accédez au lien et allez à la section « Comment faire un signalement ».

• Sélectionnez votre pays et indiquez la méthode de signalement que vous préférez, formulaire en ligne ou par téléphone. Si vous procédez par téléphone, le numéro de téléphone propre à votre pays s'affiche.
• Dans tous les cas, vous recevrez un identifiant et un mot de passe. Les questions et les communications vous seront transmises par l'intermédiaire de la plateforme. Vous pouvez revenir sur la plateforme à tout moment pour laisser des documents ou poser des questions supplémentaires.
• Dans certains pays, nous disposons d'un canal de signalement spécifique, disponible sur le site web de l'entité locale².

4. Puis-je faire un signalement anonyme ?

Cette option est disponible, bien qu’il soit possible que ce ne soit pas légalement autorisé dans certains pays³. Vous pouvez signaler des incidents de manière anonyme, mais certains pays ne l’autorisent pas. Nous vous demandons de fournir suffisamment de détails et d'informations factuelles pour que nous puissions enquêter efficacement sur le signalement.

5. Quel type d'incident puis-je signaler ?

Vous pouvez nous faire part de toute préoccupation que vous souhaitez porter à notre attention, mais cette politique vise à recevoir des signalements sur des violations observées ou présumées à l'éthique d'entreprise du groupe Daikin Europe ou de la loi. Il peut s'agir, par exemple, d'une violation des droits de l'homme, du droit de la concurrence, d'une infraction pénale ou d'une atteinte à l'environnement.

6. Suis-je protégé lorsque je signale un incident ?

Daikin s'engage à vous protéger contre tout désagrément, même s'il apparaît après enquête qu'il n'y a pas eu d'infraction. Nous ne tolérons aucune forme de représailles (licenciement, refus de promotion, suspension, ...) à l'encontre des personnes qui signalent de bonne foi, avec des motifs raisonnables de croire qu'il y a eu violation.

Toutefois, si vous déclarez ou divulguez sciemment de fausses informations, vous êtes passible d'une sanction. Vous pouvez également être confronté à des demandes d'indemnisation pour des dommages résultant d'une fausse déclaration ou de la divulgation publique de fausses informations.

7. Comment nous garantissons la confidentialité.

Daikin traite tous les signalements, leur contenu, l'identité de l’auteur du signalement et des autres personnes impliquées de manière confidentielle. Nous utiliserons votre signalement pour mener une enquête et mettre en œuvre toute mesure en rapport avec le résultat.

Nous pouvons divulguer des informations sur des faits ou des préoccupations dans le cadre d'une action en justice ou d'une autre procédure engagée par une autorité. Nous pouvons également divulguer des informations si nous décidons que la violation doit être signalée aux autorités et/ou que nous avons l'intention de déposer une plainte officielle. Nous pouvons également divulguer le contenu du signalement à la direction et/ou à nos conseillers externes.

8. Que se passe-t-il après la soumission d'un signalement ?

Nous prenons tous les signalements au sérieux et les traitons avec toute l'attention requise.

Le Comité d'audit du groupe Daikin Europe ou, lorsque la loi l'exige, un représentant local, est chargé d'enquêter sur les signalements reçus. Le Comité d'audit / représentant local prendra les mesures suivantes après avoir reçu un signalement :

• Dans un délai de 7 jours, le Comité d'audit envoie un accusé de réception à l’auteur du signalement.
• Ensuite, le Comité d'audit décide si le signalement est recevable ou non. Si le signalement n'est pas recevable - parce qu'il n'entre pas dans le champ d'application de la présente politique - le Comité d'audit en informe l'auteur du signalement.
• Si le signalement est recevable, le Comité d'audit procède à une enquête.
  • Le Comité d'audit peut demander l'assistance d'autres personnes, telles que des filiales ou des services commerciaux.
  • Le Comité d'audit peut interroger des employés et/ou des tiers susceptibles d'avoir connaissance de l'incident signalé.
  • Le Comité d'audit examinera les documents relatifs à l'incident signalé.

• À l'issue de l'enquête, le Comité d'audit prend une décision.
  • Si l’affaire est confirmée, le Comité d'audit prendra les mesures appropriées pour répondre aux préoccupations identifiées.
  • Si l'incident identifié n'est pas confirmé, l'affaire sera classée.

• Le Comité d'audit informe l’auteur du signalement du résultat dans un délai de trois mois.

Le Comité d'audit respecte pleinement les droits de la défense de toute personne impliquée dans une enquête. Ces personnes recevront des informations sur les faits ou les préoccupations et seront entendues.

Une violation de l'éthique de l'entreprise peut donner lieu à une mesure disciplinaire ou à un licenciement. Si une violation est commise par un tiers, nous pouvons mettre fin à la relation contractuelle avec ce tiers ou son employeur.

9. Comment nous nous conformons aux lois sur la protection des données.

La gestion des signalements implique le traitement de données à caractère personnel. En fonction de l'incident, le groupe Daikin Europe peut collecter des données telles que des noms, des informations de contact, des titres de poste, des journaux d'accès au système et des détails relatifs à l'incident.

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de l’enquête. Nous pouvons les conserver pendant un certain temps par la suite, sur la base de notre évaluation des risques et des exigences légales, mais jamais au-delà de la durée autorisée par les lois applicables. Pour certains types de données (par exemple, les journaux d'accès), des périodes de conservation plus courtes peuvent s'appliquer. Nous pouvons conserver les données pour des périodes plus longues en raison d'un intérêt légitime, par exemple en cas de litige potentiel ou d'enquête réglementaire, mais nous le ferons conformément aux principes de minimisation des données et à vos droits.

Veuillez noter que vous avez le droit :

• D’accéder à vos données à caractère personnel et de recevoir une copie,
• De rectifier des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes.
• D’effacer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
• De limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
• De vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel en raison d'intérêts légitimes.
• D’obtenir vos données à caractère personnel sous un format portable.
• De déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données du pays où l'incident a été signalé.

Pour obtenir des explications détaillées et exercer vos droits, veuillez contacter les coordinateurs de la protection des données sur dpc@daikineurope.com.

Pour plus d'informations sur nos pratiques en matière de protection des données, veuillez consulter notre Politique de protection des données⁴.

10. Procédure de dénonciation et protection dans l’Union européenne

Dans l'Union européenne, les lois des États membres de l'UE et la directive de l'UE⁵ offrent une protection aux personnes qui signalent des violations (présumées) de la loi (« dénonciation »).

Les conditions pour bénéficier de cette protection sont les suivantes. Veuillez vous familiariser avec les exigences spécifiques de la loi applicable :

• Vous devez avoir eu des motifs raisonnables de croire que l'information était vraie au moment du signalement et qu'elle entrait dans le champ d'application de la loi ;
• Vous avez fait un signalement interne ou externe ou une divulgation publique conformément à la loi.

Le signalement interne signifie que vous avez utilisé l'un des canaux de signalement du groupe Daikin Europe. Nous vous encourageons à les utiliser en premier.

Le signalement externe signifie que vous soumettez un signalement aux autorités compétentes de l'État membre de l'UE. Vous trouverez une liste de ces autorités compétentes à l'annexe 1. Vous pouvez utiliser le canal de signalement externe après avoir fait un signalement par le canal interne du groupe Daikin Europe et que ce canal interne n'a pas fonctionné correctement.

La divulgation publique implique que vous vous adressez directement au public, par exemple par le biais d'une plateforme en ligne, des médias sociaux ou des médias. Lorsque vous faites une divulgation publique, vous bénéficiez d'une protection si

• vous l'avez d'abord signalé en interne et en externe, mais que la violation n'a pas été traitée ou aucune mesure appropriée n'a été prise, ou
• vous avez des motifs raisonnables de croire qu'il existe un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ou, dans le cas d'un rapport externe, qu'il existe un risque de représailles.

Toutes les questions qui relèvent de l'éthique d'entreprise ne sont pas des dénonciations. Nous les appelons les « questions éthiques ». La protection offerte par la loi à une personne qui soulève une question éthique n'est pas la même que celle en cas de dénonciation. Néanmoins, le groupe Daikin Europe traitera les questions éthiques signalées de la même manière : les directives et les procédures de la présente politique s'appliquent à tous les signalements que nous avons reçus, qu'il s'agisse d'une dénonciation ou d'une question éthique.

11. Questions

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter C. Vyncke, directeur et directeur juridique, Daikin Europe N.V.

Courriel : vyncke.c@daikineurope.com

ANNEXE 1: Autorités compétentes pour recevoir un rapport externe

Autriche	Bureau de signalisation externe à Vienne pour les violations du droit de l’UE
Belgique	Médiateur fédéral Vlaamse Ombudsman Médiateur de la Région Bruxelles-Capitale Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgarie	Commission de lutte contre la corruption et de saisie des biens illégaux
Croatie	Médiatrice de la République de Croatie
Chypre	Pour identifier le canal approprié par lequel les signalement dénonciations peuvent contacter le service juridique local. conseil et/ou bureau du médiateur.
République tchèque	Ministère de la Justice, Département de lutte contre la corruption et des conflits d’intérêts
Danemark	Autorité danoise de protection des données
Estonie	Ministère de la Justice, Département estonien de politique criminelle
Finlande	Ministère de la Justice
France	Défenseur des Droits
Allemagne	L’organisme de signalisation externe conformément au projet de loi sur la protection des dénonciateurs au Bureau fédéral de la justice d’Allemagne (Allemagne)
Grèce	Autorité nationale de la transparence
Hongrie	Commissaire chargé des droits fondamentaux
Irlande	Médiateur de la police, Unité de divulgation protégée (PDU) de la GSOC
Italie	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Lettonie	Chancellerie d’État, Point de contact des dénonciateurs
Lituanie	Bureau du procureur général
Luxembourg	Autorité luxembourgeoise des services financiers - CSSF Commission luxembourgeoise des Assurances - CAA Autorité luxembourgeoise de la concurrence Autorité luxembourgeoise des droits d’enregistrement, des domaines et de la TVA - AED Inspection luxembourgeoise du travail et des mines - ITM Commission luxembourgeoise pour la protection des données - CNPD Centre luxembourgeois pour l’égalité de traitement - CET Médiateur, dans le cadre de sa mission de réalisation de vérifications externes dans les lieux de privation de liberté Médiateur des enfants et des jeunes Institut luxembourgeois de régulation - ILR Régulateur luxembourgeois indépendant des services de médias audiovisuels - ALIA Association du barreau de Diekirch et du Luxembourg Chambre des notaires du Luxembourg Conseil médical du Luxembourg Administration de la nature et des forêts - ANF Administration de la gestion de l’eau - AGE Administration de la navigation aérienne - ANA Service national du Médiateur de la consommation Ordre des architectes et des ingénieurs-conseil - OAI Association luxembourgeoise des experts-comptables - OEC Institut luxembourgeois des réviseurs d’entreprise - IRE Administration luxembourgeoise des contributions directes - ACD
Malte	Malte, signalement externe à l'une des autorités compétentes mentionnées dans la loi. Il s'agit notamment : le Commissaire aux revenus (CfR), l’Unité d’analyse des renseignements financiers (FIAU), l’Autorité maltaise des services financiers (MFSA), le Commissaire chargé des organismes bénévoles (CVO), la Commission permanente de lutte contre la corruption et le Médiateur.
Pays-Bas	Huis voor Klokkenluiders (Pays-Bas)
Pologne	le Médiateur (bien que la loi finale ne soit pas encore adoptée – Janvier 2024)
Portugal	Procureur général
Roumanie	Ministère de la Justice
Slovaquie	Bureau du premier ministre / Département de lutte contre la corruption Bureau de protection des dénonciateurs
Slovénie	Komisija za preprečevanje korupcije
Espagne	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Bureau de prévention et de lutte contre la corruption des îles Baléares Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Suède	Autorité suédoise de l’environnement du travail

1 Le groupe Daikin Europe comprend Daikin Europe N.V. et Daikin Europe Coordination Center N.V., leurs succursales et filiales, ainsi que les succursales et filiales respectives de ces succursales et filiales.

2 Voir les sites web des entités basées en Italie.

3 Si vous vous trouvez en République tchèque ou en Hongrie, ou si vous soumettez un signalement lié à ces pays, vous devriez demander conseil avant de signaler des faits anonymes, car ces derniers pourraient ne pas bénéficier de la protection prévue par la législation nationale.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union