Beleid voor klokkenluiders

1. Inleiding

Bij Daikin streven we naar transparantie in al onze activiteiten. Overal waar we actief zijn, streven we naar volledige naleving van de wet. Overal in de Daikin Europe-groep¹ moeten werknemers zich houden aan onze code voor bedrijfsethiek van de groep, die correct gedrag stimuleert en ervoor zorgt dat er geen illegale activiteiten plaatsvinden op de werkvloer. De principes van onze bedrijfsethiek zijn dezelfde voor elk land en elke sector waarin we actief zijn. Onze bedrijfsethiek is beschikbaar op onze website, www.daikin.eu.

We moedigen iedereen aan om vragen te stellen of zorgen te uiten en (vermoedelijk) onethisch of illegaal gedrag in onze bedrijfspraktijken te melden. De Daikin Europe-groep garandeert dat ingediende meldingen volledig vertrouwelijk worden behandeld.

In dit beleid leggen we uit hoe een melding kan worden gedaan en hoe we ons onderzoek na een melding uitvoeren. We leggen ook uit welke bescherming wordt geboden aan wie een melding doet.

2. Wie kan een melding doen?

Iedereen kan vermoedelijk of vastgesteld wangedrag bij de Daikin Europe-groep melden: werknemers, maar ook externe belanghebbenden zoals aannemers, consultants, dienstverleners, agenten, klanten enzovoort.

3. Waar kan ik een melding doen?

Er zijn verschillende manieren om een melding te doen. U kunt zelf het kanaal kiezen waar u zich het comfortabelst bij voelt.

• U kunt een melding doen via uw contactpersoon bij Daikin.
• U kunt een melding doen via de klokkenluidershotline, die 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar is. De hotline accepteert meldingen via een online formulier of telefonisch, telkens in de taal van uw voorkeur. U kunt de hotline bereiken via de volgende link: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Om een melding te doen, opent u de link en gaat u naar het gedeelte "Een melding doen".

• Selecteer uw land en geef aan welke meldingsmethode u verkiest: online of telefonisch. Wanneer u doorgaat met de telefonische methode, wordt uw landspecifieke telefoonnummer weergegeven.
• In alle gevallen ontvangt u een gebruikers-ID en een wachtwoord. Vragen en communicatie worden via het platform met u gedeeld. U kunt het platform op elk moment opnieuw bezoeken en documenten opladen of verdere vragen stellen.
• In sommige landen hebben we een specifiek meldingskanaal, dat beschikbaar is op de website van de lokale entiteit².

4. Kan ik een anonieme melding doen?

Die optie is beschikbaar, maar in sommige landen is het wettelijk niet mogelijk³. U kunt incidenten anoniem melden, maar in sommige landen is dat niet toegestaan. We vragen u om voldoende details en feitelijke informatie te verstrekken, zodat we de melding effectief kunnen onderzoeken.

5. Welk soort incidenten kan ik aankaarten?

U kunt elke bezorgdheid onder onze aandacht brengen, maar dit beleid is gericht op meldingen over schendingen of vermoedelijke schendingen van de bedrijfsethiek van Daikin Europe-groep, of van de wet. Dergelijke schendingen kunnen bijvoorbeeld een schending van de mensenrechten, een schending van de mededingingswetgeving, een strafbaar feit of het veroorzaken van schade aan het milieu zijn.

6. Ben ik beschermd als ik een incident meld?

Daikin doet er alles aan om u te beschermen tegen eventuele nadelen, zelfs als na onderzoek blijkt dat er geen sprake was van een overtreding. We tolereren geen enkele vorm van vergelding (ontslag, ontzegging van promotie, schorsing, ...) tegen personen die te goeder trouw een melding doen en die redelijke gronden hebben om aan te nemen dat er sprake is van een overtreding.

Wie echter bewust valse informatie rapporteert of openbaar maakt, kan een boete krijgen. U kunt ook te maken krijgen met schadeclaims die het gevolg zijn van onjuiste meldingen of openbaarmaking van onjuiste informatie.

7. Hoe we vertrouwelijkheid garanderen.

Daikin behandelt alle meldingen, de inhoud ervan, de identiteit van de melder en van andere betrokkenen vertrouwelijk. We zullen uw rapport gebruiken om een onderzoek uit te voeren en eventuele maatregelen te nemen die verband houden met de uitkomst.

We kunnen informatie over feiten of bezorgdheden bekendmaken in het kader van een gerechtelijke procedure of een andere procedure die een autoriteit in gang zet. We kunnen ook informatie vrijgeven als we besluiten dat de overtreding moet worden gemeld aan de autoriteiten en/of dat we een officiële klacht zullen indienen. We kunnen de inhoud van de melding ook bekendmaken aan het management en/of onze externe adviseurs.

8. Wat gebeurt er nadat ik een melding heb gedaan?

We nemen alle meldingen ernstig en we behandelen ze met de nodige zorg.

Het Auditcomité van de Daikin Europe-groep of - indien wettelijk vereist - een lokale vertegenwoordiger, is verantwoordelijk om de ontvangen meldingen te onderzoeken. Het Auditcomité / de lokale vertegenwoordiger neemt de volgende stappen na ontvangst van een melding:

• Binnen 7 dagen stuurt het Auditcomité een ontvangstbevestiging naar de melder.
• Daarna beslist het Auditcomité of het rapport ontvankelijk is. Als het rapport niet ontvankelijk is - omdat het buiten het toepassingsgebied van dit beleid valt - informeert het Auditcomité de melder.
• Als de melding ontvankelijk is, voert het Auditcomité een onderzoek uit.
  • Het Auditcomité kan de hulp inroepen van anderen, zoals dochterondernemingen of bedrijfsafdelingen.
  • Het Auditcomité kan werknemers en/of derden ondervragen die mogelijk op de hoogte zijn van het gemelde incident.
  • Het Auditcomité zal documenten beoordelen die betrekking hebben op het gemelde incident.

• Na afronding van het onderzoek neemt het Auditcomité een beslissing over de inhoud.
  • Als de inhoud wordt bevestigd, zal het Auditcomité de juiste actie ondernemen om de geïdentificeerde problemen aan te pakken.
  • Als het vastgestelde incident niet wordt bevestigd, wordt de zaak geseponeerd.

• Het Auditcomité informeert de melder binnen de 3 maanden over de uitkomst.

Het Auditcomité respecteert ten volle het recht op verdediging van elke persoon die betrokken is bij een onderzoek. Deze personen krijgen informatie over de feiten of bezorgdheden en worden gehoord.

Een schending van de Bedrijfsethiek kan leiden tot een disciplinaire maatregel of beëindiging van het dienstverband. Als een derde partij een overtreding begaat, kunnen we de contractuele relatie met deze partij of zijn werkgever beëindigen.

9. Hoe we aan de wetgeving inzake gegevensbescherming voldoen.

De verwerking van meldingen gaat gepaard met de verwerking van persoonsgegevens. Afhankelijk van het incident kan de Daikin Europe-groep gegevens verzamelen zoals namen, contactinformatie, functiebenamingen, logbestanden over systeemtoegang en details met betrekking tot het incident.

We bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van het onderzoek. We kunnen ze daarna nog enige tijd bewaren, op basis van onze risicobeoordeling en wettelijke vereisten, maar nooit langer dan toegestaan onder de toepasselijke wetgeving. Voor specifieke gegevenstypen (bv. toegangslogbestanden) kunnen kortere bewaarperioden gelden. We kunnen gegevens langer bewaren op basis van een legitiem belang, zoals voor mogelijke toekomstige rechtszaken of onderzoeken van regelgevende instanties, maar we doen dat in overeenstemming met de principes voor gegevensminimalisatie en uw rechten.

U hebt het recht om:

• Toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en een kopie te ontvangen.
• Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.
• Uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te wissen.
• De verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen.
• Uw persoonsgegevens in een draagbaar formaat te verkrijgen.
• Een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar het incident is gemeld.

Voor gedetailleerde uitleg en om uw rechten uit te oefenen, kunt u de coördinatoren Gegevensbescherming contacteren via dpc@daikineurope.com.

Voor meer informatie over onze gegevensbeschermingspraktijken, zie ons Gegevensbeschermingsbeleid⁴.

10. Klokkenluidersprocedure en -bescherming in de Europese Unie

In de Europese Unie bieden de wetten van de EU-lidstaten en de zogenaamde EU-richtlijn⁵ bescherming aan personen die (vermeende) wetsovertredingen melden ("klokkenluiden").

De voorwaarden om deze bescherming te genieten, staan hieronder beschreven. Zorg dat u op de hoogte bent van de specifieke vereisten van de toepasselijke wetgeving:

• U moet redelijke gronden hebben gehad om aan te nemen dat de informatie correct was op het moment van de melding en dat dergelijke informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel.
• U hebt intern of extern een melding gedaan of een openbare bekendmaking gedaan in overeenstemming met de wet.

Interne rapportering betekent dat u een van de meldingskanalen van de Daikin Europe-groep hebt gebruikt. U wordt aangemoedigd om deze eerst te gebruiken.

Extern melden betekent dat u een melding doet bij de bevoegde autoriteiten in de EU-lidstaat. Deze bevoegde autoriteiten staan vermeld in bijlage 1. U kunt het externe meldingskanaal gebruiken nadat u een melding hebt gedaan via het interne kanaal van de Daikin Europe-groep en dit interne kanaal niet naar behoren werkte.

Openbare bekendmaking betekent dat u rechtstreeks rapporteert aan het publiek via bijvoorbeeld een online platform, sociale media of aan de media. Bij een openbare bekendmaking geniet u bescherming als

• u de schending eerst intern en extern hebt gemeld, maar de schending onopgelost blijft of er geen passende actie is ondernomen, of
• u gegronde redenen hebt om aan te nemen dat er een dreigend of duidelijk gevaar is voor het openbaar belang of dat er, in het geval van een externe melding, een risico is op vergelding.

Niet alle zaken die onder de bedrijfsethiek vallen, zijn klokkenluiderszaken. We noemen dit "ethische kwesties". De bescherming die de wet biedt aan iemand die een ethische kwestie aan de orde stelt, is niet dezelfde bij een melding van een klokkenluider. Niettemin zal de Daikin Europe-groep gemelde ethische kwesties op dezelfde manier behandelen: de richtlijnen en processen van dit beleid zijn van toepassing op alle meldingen die we ontvangen, ongeacht of het om een klokkenluidersmelding of een ethische kwestie gaat.

11. Vragen

Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met C. Vyncke, directeur en Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.

E-mail: vyncke.c@daikineurope.com

BIJLAGE 1: Relevante bevoegde autoriteiten om een externe melding te ontvangen

Oostenrijk	Extern meldpunt voor schendingen van de EU-wetgeving in Wenen
België	Federale ombudsman Vlaamse ombudsman Ombudsman van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgarije	Commissie voor de bestrijding van corruptie en de verbeurdverklaring van onwettig vermogen
Kroatië	Ombudsvrouw van de Republiek Kroatië
Cyprus	Klokkenluiders die een melding willen doen, kunnen om het juiste kanaal te vinden contact opnemen met de plaatselijke juridische afdeling en/of het kantoor van de ombudsman.
Tsjechië	Ministerie van Justitie, afdeling Belangenverstrengeling en corruptiebestrijding
Denemarken	Deense autoriteit voor gegevensbescherming
Estland	Ministerie van Justitie, afdeling Ests strafrechtbeleid
Finland	Ministerie van Justitie
Frankrijk	Defenseur des Droits
Duitsland	De externe meldingsinstantie krachtens het wetsontwerp inzake klokkenluidersbescherming bij de federale justitiedienst van Duitsland (Duitsland)
Griekenland	Nationale Transparantieautoriteit
Hongarije	Commissaris voor de grondrechten
Ierland	Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU)
Italië	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Letland	Staatskanselarij, contactpunt voor klokkenluiders
Litouwen	Kantoor van de procureur-generaal
Luxemburg	De Luxemburgse financiële toezichthouder - CSSF De Luxemburgse verzekeringscommissie - CAA De Luxemburgse mededingingsautoriteit De Luxemburgse registratie-, boedel- en btw-autoriteit - AED De Luxemburgse arbeids- en mijneninspectie - ITM De Luxemburgse commissie voor gegevensbescherming - CNPD Het Luxemburgse centrum voor gelijke kansen - CET De bemiddelaar, als onderdeel van zijn missie om externe controles uit te voeren op plaatsen waar mensen van hun vrijheid beroofd zijn De ombudsman voor kinderen en jongeren Luxemburgs instituut voor regelgeving - ILR Luxemburgse onafhankelijke regelgevende instantie voor audiovisuele mediadiensten - ALIA Orde van advocaten van Luxemburg en Diekirch Luxemburgse kamer van notarissen Luxemburgs medisch college Afdeling natuur- en bosbeheer - ANF Afdeling waterbeheer - AGE Afdeling luchtvaartnavigatie - ANA Nationale consumentenombudsdienst Orde van architecten en ingenieurs - OAI Luxemburgse vereniging van accountants - OEC Luxemburgs auditorinstituut - IRE Luxemburgse belastingdienst - ACD
Malta	In Malta kunt u extern rapporteren aan een van de bevoegde autoriteiten die in de wet worden genoemd. Dit zijn onder andere: de commissaris van financiën (CfR), unit voor financiële informatieanalyse (FIAU), Malta Autoriteit financiële diensten (MFSA), commissaris voor vrijwillige organisaties (CVO), Permanente commissie tegen corruptie en de ombudsman.
Nederland	Huis voor Klokkenluiders (Nederland)
Polen	de ombudsman (hoewel de definitieve wet nog niet van kracht is - januari 2024)
Portugal	Procureur-generaal
Roemenië	Ministerie van Justitie
Slovakije	Kabinet van de premier / afdeling corruptiepreventie Bureau ter bescherming van klokkenluiders
Slovenië	Komisija za preprečevanje korupcije
Spanje	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Bureau voor preventie en bestrijding van corruptie van de Balearen Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Zweden	Zweedse autoriteit voor arbeidsomstandigheden

1 De Daikin Europe-groep bestaat uit Daikin Europe N.V. en Daikin Europe Coordination Center N.V., hun filialen en dochterondernemingen, evenals de respectieve filialen en dochterondernemingen van deze filialen en dochterondernemingen.

2 Zie de websites van de in Italië gevestigde entiteiten.

3 Als u zich in Tsjechië of Hongarije bevindt of daarover een melding doet, moet u advies inwinnen alvorens anoniem een melding te doen, omdat anonieme meldingen mogelijk geen bescherming van de nationale wetgeving genieten.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden